Phải chi có “ba đầu sáu tay”…

Một thế giới tăng tốc khiến cuộc sống tất bật hơn. Có thể bạn phải xoay như chong chóng mới giải quyết được hết mọi việc hàng ngày và thậm chí có khi không làm hết nổi. Và cũng chính nhịp sống tới tấp như vậy đã khiến bạn trở nên đãng trí và mất tập trung. Cái sự mất tập trung đó bây giờ trở thành chủ đề nghiên cứu đặc biệt…

Thiệt hại do làm gián đoạn công việc có lẽ rất đáng bàn. Liệu những thiết bị giúp làm được nhiều việc đồng thời có giúp tăng năng suất hay đơn thuần chỉ giúp chúng ta quay bánh lái nhanh hơn? 5 năm qua, giới tâm lý, chuyên gia hiệu suất và dân nghiên cứu công nghệ thông tin đã khảo sát nhiều câu hỏi một cách tỉ mỉ. Họ đã quy ra tiền tất cả tổn thất của cuộc sống bị gián đoạn. Quan trọng hơn, họ cố tìm giải pháp cho việc làm thế nào mà chúng ta có thể làm việc khôn ngoan hơn và sống khôn ngoan hơn. Giáo sư Edward Hallowell, chuyên gia tâm lý ở Sudbury (Massachusetts), cho biết số bệnh nhân với triệu chứng rối loạn khả năng tập trung (ADD) đã tăng gấp mười.

Giáo sư Edward Hallowell kể: “Họ than phiền mình họ cáu kỉnh hơn bản chất thực. Năng suất làm việc giảm sút. Họ không thể tổ chức gọn gàng. Họ ra quyết định thiếu cân nhắc. . . Tất cả vì họ cảm thấy bị áp lực phải giải quyết mọi việc nhanh chóng”.

Trong bài viết trên chuyên san nghiên cứu Harvard Business Review, Hallowell (tác giả quyển Driven to Distraction) đã đặt tên cho hội chứng này: đặc điểm giảm khả năng tập trung (ADT). Ông giải thích rằng ADT xuất hiện khi chúng ta bị quá tải với các thông điệp, với ngổn ngang công việc mà chúng ta không thể biết chọn cái nào là ưu tiên hơn. Kết quả không chỉ là nguy cơ lãng trí, bốc đồng, hấp tấp mà còn là cảm giác tội lỗi và không xứng đáng, khiến bản thân luôn tự trách mình. Hallowell nhận xét: “Mọi người nghĩ chính là lỗi của họ mà họ tụt hậu. Họ nghĩ họ phải ngủ ít hơn, làm việc cực hơn và ở lại cơ quan muộn hơn nhưng điều này thật ra làm tình hình xấu hơn…”.

Loạt nghiên cứu mới khảo sát trên một số viên chức đa nhiệm cho thấy sự lãng trí và mất tập trung gây tổn hại thời gian lẫn tiền bạc. Trong một nghiên cứu với 1.000 nhân viên văn phòng từ các vị quản lý cấp cao đến nhân viên cấp thấp, Basex – công ty nghiên cứu công nghệ thông tin tại New York City, người ta phát hiện rằng sự gián đoạn khiến hao tốn trung bình 2,1 giờ/ngày hay 28% ngày công lao động. Hai giờ năng suất bị mất đi không chỉ là sự gián đoạn mà còn khiến tổn thất thời gian hồi phục – như nội dung nghiên cứu The Cost of Not Paying Attention của Basex.

Lấy bình quân lương một giờ của lao động trí thức là 21 USD, Basex tính được tổn thất từ hiện tượng mất tập trung và tình trạng gián đoạn công việc đang gây thiệt hại 588 tỉ USD cho kinh tế Mỹ mỗi năm. Trong nghiên cứu được thực hiện từ nhóm Gloria Mark và Victor Gonzalez thuộc Đại học California-Irvine, có 36 nhân viên văn phòng được chọn để theo dõi và ghi nhận họ dùng thời gian từng phút như thế nào. Nhóm nghiên cứu thấy rằng nhân viên dành trung bình 11 phút tập trung làm việc trước khi bị thư điện tử, chuông điện thoại hay tiếng gõ cửa phòng khiến họ bị sao lãng. Một khi bị làm gián đoạn, phải mất trung bình 25 phút họ mới có thể trở lại công việc ban đầu nếu họ quyết định làm việc ấy đến cùng.

Theo Gloria Mark, năm nguyên nhân lớn nhất của sự gián đoạn theo thứ tự giảm dần là: đồng nghiệp ghé qua; nhân viên bị gọi đi hay tự rời khỏi bàn làm việc; có thư điện tử mới; nhân viên đổi thao tác trên máy tính; và cú điện thoại.

Dĩ nhiên không phải tất cả gián đoạn tạo ảnh hưởng tương tự nhau. Một số có liên quan trực tiếp đến công việc và là cần thiết. Một số không liên quan với công việc nhưng vẫn cần. Tuy nhiên, nghiên cứu Basex cho thấy có 62% nhân viên các cấp cho biết bị làm gián đoạn bởi bạn bè với câu hỏi chẳng liên quan ất ơ gì đến công việc. Một số nghiên cứu, kể cả nghiên cứu từ Mary Czerwinski (chuyên gia cao cấp Microsoft), cho thấy những gián đoạn ban đầu và sau cùng là bất lợi nhất cho tiến độ hoàn thành công việc. Điều tạo chú ý đối với những nhà nghiên cứu là làm thế nào một vài người có cách giảm sự gián đoạn nơi làm việc. Trong nghiên cứu Basex, 55% nhân viên được khảo sát cho biết họ mở thư điện tử lập tức hay chỉ một lát sau khi thư đến dù có bận đến đâu.

Có thể nào công nghệ tạo ra sự quá tải cho chúng ta lại có thể giúp khắc phục chính các vấn đề mà chúng đem lại? Mary Czerwinski và sếp của cô ở Microsoft nghĩ thế. Czerwinski đang giúp thiết kế một hệ thống thông tin văn phòng thông minh, có khả năng đếm các thư điện tử gây gián đoạn và chuyển chúng sang chế độ chờ. Tuy có ảnh hưởng chút ít đến vấn đề cá nhân và một số thư điện tử quan trọng có thể bị bỏ sót nhưng đa số công chức văn phòng ủng hộ chủ trương này. Czerwinski cũng đang giúp Microsoft thiết kế một số phần mềm cho phép nhân viên tập trung làm việc lâu hơn dù có những gián đoạn trên màn hình chi phối.

Liên quan vấn đề này, một số công ty còn áp dụng việc bố trí gắn bảng “Yêu cầu không làm phiền” tại bàn làm việc. Hiện thời, trong vài công ty, nhân viên được yêu cầu… đội mũ màu để cho biết họ đang bận tối tăm mặt mũi và tất nhiên không hề muốn bị làm phiền.

Một bí quyết đơn giản khác là để lại hướng dẫn rõ ràng trên email và dùng hộp thư trả lời rằng lúc nào bạn cho phép người khác “được phép” quấy rầy. Trong quyển CrazyBusy: Overstretched, Overbooked and About to Snap--Strategies for Coping in a World Gone ADD, giáo sư Edward Hallowell đưa ra một số giải pháp: dành khoảng 30 phút/ngày để suy nghĩ, thư giãn hoặc thiền; dùng thường xuyên vitamin C (sử dụng máy tính liên tục khiến cơ thể tiêu hao nhiều vitamin C); và cách tốt nhất để duy trì cường độ làm việc có hiệu quả là đừng bao giờ tự làm rối mình khi không biết sắp xếp thời gian biểu cho công việc. Để thật sự kiểm soát năng suất, người ta phải ngừng lãng phí năng lực bản thân đồng thời ngừng đòi hỏi một cách phi khoa học rằng con người là cỗ máy có khả năng làm việc vô tận không cần nghỉ.